Freigabemail bei aufgebrauchtem Budget für Benutzergruppen / Benutzer

Freigabemail bei aufgebrauchtem Budget

Bei aufgebrauchtem Bestellbudget kann der Benutzer die Bestellung trotzdem abschließen — sie wird dann nicht direkt verarbeitet, sondern an einen Freigeber per E-Mail geschickt. Dieser kann die Bestellung anschließend manuell freigeben.

Die Funktion gibt es in zwei Varianten — je nachdem, ob das Budget mandantenweit auf Benutzergruppen-Ebene oder auf Benutzer-Ebene verwaltet wird. Beide Varianten schließen sich gegenseitig aus: pro Mandant ist immer nur eine davon wirksam.

Welche Variante gilt?

Der Mandanten-Modus entscheidet:

Kunden-Verwaltung → <Mandant> → Tab Einstellungen → "Budget verwalten" (BudgetAdministration)

Aus → Group-Mode: Budget und Freigabe-Konfiguration werden auf Benutzergruppen-Ebene gepflegt. Der Budget-Tab beim Benutzer ist nicht verfügbar.
An → User-Mode: Budget und Freigabe-Konfiguration werden je Benutzer gepflegt. Der Budget-Tab bei den Benutzergruppen ist deaktiviert. Eine eventuell früher gepflegte Group-Konfiguration für die Freigabemail wird in diesem Modus nicht mehr ausgewertet.

Variante A — Konfiguration auf Benutzergruppen-Ebene (Group-Mode)

Mandant → Benutzergruppe → Tab Budget

Felder:

Feld	Beschreibung
Bestellungen unterbinden bei aufgebrauchtem Budget	Auswahl: Nein / Ja / Ignorieren / Bei verbrauchtem Budget Bestellung zulassen und Freigabemail versenden
E-Mail für Freigabe von Bestellungen wenn Budget aufgebraucht aber Bestellung trotzdem erlaubt	E-Mail-Adresse, an die die Freigabemail geht

Damit die Freigabemail wirkt, muss die Auswahl auf "Bei verbrauchtem Budget Bestellung zulassen und Freigabemail versenden" stehen UND eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Empfänger-Auflösung:

Benutzergruppen-E-Mail
Standard-E-Mail des Mandanten (Fallback, siehe unten)
Wenn beides leer → Bestellung wird blockiert, keine Mail

Variante B — Konfiguration auf Benutzer-Ebene (User-Mode)

Mandant → Benutzergruppe → Benutzer → Tab Budget

Felder (im Block "Bei verbrauchtem Budget Bestellung zulassen und Freigabemail versenden"):

Feld	Beschreibung
Toggle Ja/Nein	Aktiviert die Freigabemail-Funktion für diesen Benutzer
E-Mail des Freigebers	E-Mail-Adresse, an die die Freigabemail für diesen Benutzer geht

Beim Aktivieren des Toggles erscheint das E-Mail-Feld automatisch.

Wichtig: In dieser Variante wirkt ausschließlich die Benutzer-Konfiguration. Eine eventuell vorhandene Konfiguration auf Benutzergruppen-Ebene wird nicht ausgewertet — auch nicht als Fallback.

Vorrang Hard-Block: Das übergeordnete Feld "Bestellungen unterbinden bei aufgebrauchtem Budget" auf der gleichen Seite hat Vorrang vor der Freigabemail-Funktion. Ist der Hard-Block aktiv, wird die Bestellung blockiert und es geht keine Mail raus, auch wenn der Freigabe-Toggle aktiviert ist.

Empfänger-Auflösung:

Benutzer-E-Mail (vom Freigabe-Toggle des Benutzers)
Standard-E-Mail des Mandanten (Fallback, siehe unten)
Wenn beides leer → Bestellung wird blockiert, keine Mail

Standard-E-Mail des Mandanten (mandantenweiter Fallback)

Kunden-Verwaltung → <Mandant> → Tab Einstellungen → "Standard E-Mail für Freigabe von Bestellungen wenn Budget aufgebraucht"

Diese mandantenweite E-Mail-Adresse wirkt in beiden Varianten als Fallback, wenn die spezifische Adresse (Benutzergruppen-E-Mail bzw. Benutzer-E-Mail) leer ist.

Die spezifische Adresse hat Vorrang. Erst wenn diese fehlt, kommt die Standard-Adresse zum Einsatz. Wenn auch die Standard-Adresse leer ist, wird die Bestellung blockiert.

Verhalten im Warenkorb

Konstellation	Was passiert
Budget reicht	Normale Bestellung. Keine Mail, keine Hinweise.
Budget aufgebraucht + Funktion aktiv + Empfänger auflösbar	Warenkorb-Hinweis "Budget aufgebraucht, Bestellung wird zur Freigabe übergeben". Bestellung geht durch im Status Wartet auf Kostenfreigabe. Mail wird versendet.
Budget aufgebraucht + Funktion aktiv + Empfänger nicht auflösbar	Bestellung wird blockiert. Es geht keine Mail raus.
Budget aufgebraucht + Hard-Block aktiv	Bestellung wird blockiert. Custom-Meldung der Benutzergruppe wird angezeigt (sofern hinterlegt), sonst Standard-Meldung.

Mail-Vorlage

Die Vorlage für die Freigabemail wird mandantenweit unter Templates & Vorlagen gepflegt:

BudgetExhaustedReleaseMail — Body
BudgetExhaustedReleaseMailSubject — Betreff

Verfügbare Variablen in der Vorlage:

{$URL} — direkter Freigabe-Link für den Empfänger
{$budgetExhaustedReleaseBudget} — Restbudget zum Bestellzeitpunkt
{$budgetExhaustedReleaseTotal} — Bestellsumme
{$order.*} — alle Standard-Bestelldaten
{$env.*} — Mandanten-Umgebungsdaten

FAQ

Was passiert, wenn ich von Group-Mode auf User-Mode umstelle und in der Benutzergruppe noch eine Konfiguration eingetragen ist?
Die Group-Konfiguration wird ignoriert. Maßgeblich ist nur, was beim einzelnen Benutzer gepflegt ist. Die Group-Werte bleiben in der DB, wirken aber nicht mehr.

Was passiert im User-Mode, wenn ich beim Benutzer den Toggle aktiviere, aber keine Benutzer-E-Mail eintrage?
Es wird auf die Standard-E-Mail des Mandanten zurückgegriffen. Ist auch die leer, wird die Bestellung blockiert.

Was passiert, wenn auf der Benutzer-Seite sowohl der Hard-Block ("Bestellungen unterbinden") als auch die Freigabemail aktiviert sind?
Hard-Block hat Vorrang. Die Bestellung wird blockiert, keine Mail.

Geht die Freigabemail auch raus, wenn das Budget reicht?
Nein. Die Mail wird ausschließlich versendet, wenn das Budget tatsächlich überschritten wäre.

Kann der Freigeber direkt aus der Mail die Bestellung freigeben?
Ja. Der Link {$URL} in der Mail führt direkt zum Freigabe-Workflow.