Überblick

Beim gruppenbezogenen lokalen Freigabeworkflow muss eine Gruppe definiert werden, bei der dieser Freigabeprozess greifen soll. Innerhalb einer Benutzergruppe können mehrere verschiedene Freigabeszenarien angelegt – und verschiedenen Benutzern dieser Gruppe zugeordnet werden.

Der lokale Bestellworkflow kann von einem C-Benutzer der Gruppe im Frontend konfiguriert werden. Es lassen sich beliebig viele Zwischenschritte mit verschiedenen Rechten einrichten. Im folgenden Beispiel wurde ein Workflow mit 3 Workflowschritten angelegt.


Beispiel für Freigabe Workflow mit 3 Freigabeinstanzen

Freigabeinstanz 1 hat das Recht „Ansicht/Kommentar“ und bekommt nach der Bestellauslösung eine E-Mail zur Ansicht der Druckdaten. Es besteht die Möglichkeit den Druckdaten einen Kommentar hinzuzufügen, dieser wird dann in der E-Mail an Freigabeinstanz 2 mit übermittelt.

Freigabeinstanz 2 hat das Recht „Genehmigung“ und bekommt nach der Weitergabe von Instanz 1 eine E-Mail zur Ansicht der Druckdaten und dem zugehörigen Kommentar. Diese Freigabeinstanz hat nun das Recht die Daten zur finalen Druckfreigabe freizugeben oder die Freigabe abzulehnen und optional einen Grund angeben. Bei Ablehnung erhält der Besteller eine E-Mail-Benachrichtigung – ggf. mit Angabe eines Grundes.

Freigabeinstanz 3 hat das Recht „Druckfreigabe“ und bekommt nach der Weitergabe von Instanz 2 eine E-Mail zur Ansicht der Druckdaten und den dazugehörigen Kommentaren. Diese Freigabeinstanz kann nun die Daten zur finalen Druckfreigabe freigeben oder die Freigabe ablehnen und optional einen Grund angeben. Bei Ablehnung erhält der Besteller eine E-Mail-Benachrichtigung – gegebenenfalls mit Angabe eines Grundes. Bei erteilen einer Druckfreigabe werden die Druckdaten zur Produktion freigegeben.

Schritt für Schritt

Um einen Freigabeworkflow wie in dem Beispiel zu erzeugen sind folgende Schritte notwendig:

1. Aktivierung des lokalen Bestellworkflows in der Benutzergruppe

2. Benutzer zum Verwalten des Workflows mit dem Kontotyp C-Verwaltung in Gruppe anlegen 

Dieser Benutzer kann nun den Bestellworkflow im Frontend unter dem Punkt lokaler Bestellworkflow konfigurieren.

3. Konfiguration des lokalen Bestellworkflow als Typ-C Benutzer im Frontend

Neuen Workflow anlegen → Neuen Workflowschritt anlegen



Es besteht die Möglichkeit die freie Eingabe zu erlauben. Dann kann der Besteller die E-Mail-Adresse der Freigabeinstanz selber eingeben. In unserem Beispiel ist die freie Eingabe deaktiviert und für die erste Freigabeinstanz eine feste E-Mail-Adresse hinterlegt. Die weiteren Instanzen werden auf die gleiche Weise – mit anderen Rechten angelegt.

Freigabesets

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit für das Recht "Ansicht/Kommentar" und "Genehmigung" optional ein Freigabeset zu hinterlegen.
Die Freigabesets werden in der Administration unter "Shop → Freigabeset" angelegt.
Wird in einer Freigabestufe ein Freigabeset hinterlegt, kann die Freigabeinstanz in der jeweiligen Stufe die Person auswählen, an wen die nächste Freigabebenachrichtigung versendet werden soll.

Über das „ab“ Feld lassen sich die einzelnen Instanzen in der Reihenfolge verändern.

E-Mail-Adressen für die Freigabe

E-Mail aus Shop Freifelder kann mit den normalen Freifeldern verwendet werden aber auch in Kombination mit dem Modul Benutzerfelder für Freifelder

Der Name des Freifeldes ist der Wert der in E-Mail aus Shop Freifelder eingeben werden muss.

Es muss sich bei dem Wert des Benutzerfeldes um eine gültige E-Mailadresse handeln.

E-Mail aus Pers. Daten erfordert diese Einstellung in der Druckvorlage

https://beprint.atlassian.net/wiki/spaces/PL/pages/edit-v2/22482004

Wenn diese Einstellung konfiguriert ist wird der Inhalt als E-Mail für die mehrstufige Druckfreigabe verwendet.
Als Fallback, wenn diese E-Mail in den Personalisierungsdaten leer ist, kann man im Freigabeschritt den Wert
einer Variable der Druckvorlage eingeben oder eine E-Mailadresse eingeben.
Achtung, wenn man eine Variable verwendet müssen alle Druckvorlagen diesen Variable als Feld haben.

4. Account-/Autorenzuordnung

In der Accountzuordnung müssen nun die Benutzer zugeordnet werden, deren Bestellungen den Freigabeprozess durchlaufen sollen.

Workflowschritt bearbeiten (Backend)

Recht

unter "Recht"

• Ansicht / Kommentar

• Genehmigung

• Druckfreigabe

Nachträgliche Bearbeitung

Das nachträgliche Bearbeitung kann aktiviert werden und dazu dann gewählt, wer dazu berechtig ist unter "Zugelassene Bearbeiter"

1. Freigeber

2. Besteller

Ab Release 8.23.0 kann unter "Freigabeworkflow nach erfolgreicher Änderungen", entschieden werden, ob nach dem erfolgreichen Bearbeiten, die Freigabe auf den ersten Schritt zurück gesetzt wird oder die Freigabe in diesem Schritt bleibt.

Freigabemail

Wenn bei der Einstellung im gleichen Schritt geblieben wird, wird keine erneute Mail an den Freigeber versendet.

Unter dem Punkt "Benachrichtigung über nachträgliche Bearbeitungen" kann entschieden werden, ob eine Informationsmail dazu verschickt wird.  

Nach der Bearbeitung

Wird in der Freigabe dieser Knopf verwendet und eine Korrektur der Druckdaten vorgenommen.

So wird dann anschließend ein Kommentarfeld abgefragt um die Informationen abzufragen, was sich geändert hat um dies dokumentiert zu haben für andere Betrachtet, damit dies klar ist was sich wo geändert hat.

Sobald der Benutzer etwas in das Kommentar- oder Kürzel-Feld einträgt, wird dieser so lange auf der Seite gehalten, bis dies gespeichert wurde, oder das Formular zurück gesetzt ist.

Akzeptieren mit Änderungen

Über die Einstellung “Button zum Akzeptieren mit Änderungen anzeigen” in einem Workflowschritt kann festgelegt werden, dass auf der Freigabeseite ein zweiter Button angezeigt wird. Klickt der Benutzer auf diesen Button, ist das Kommentarfeld ein Pflichtfeld und es wird auch die Information gespeichert, dass dieser Button verwendet worden ist.

FreigabesetsFreigabeset

Innerhalb der mehrstufigen Freigabe gibt es die Möglichkeit, für das Recht "Ansicht/Kommentar" und "Genehmigung" optional ein Freigabeset zu hinterlegen. Die Freigabesets werden in der Administration unter "Shop → Freigabeset" angelegt.

Wird in einer Freigabestufe ein Freigabeset hinterlegt, kann die Freigabeinstanz in der jeweiligen Stufe die Person auswählen, an wen die nächste Freigabebenachrichtigung versendet werden soll.

Freigabeseite

Erklärungstext pro Schritt

Ab Release 8.24.0

Gibt es die folgenden Variablen die in dem jeweiligen Schritt angezeigt werden, wenn diese für den Shop eine Übersetzung ergänzt wurden. 
Die Variable ist standardmäßig leer und wird angezeigt, sobald es für die Sprache und dem Shop ein Text hinterlegt wurde.

Es ist kein HTML-Code erlaubt.
Normale Zeilenumbrüche die in der Übersetzung gemacht werden, werden auch exakt so dargestellt.

Styles können noch bei Verwendung der Klasse ".explanatoryTextForLocalWorkflowStep" im Shop-Template-CSS überschrieben werden.