Add-On: Artikeländerung aus der Freigabe

Verfügbar ab Version 8.26.0

Beschreibung

Im lokalen Bestellworkflow kann der Artikel einer Bestellposition direkt auf der Freigabeseite geändert werden. Dies ermöglicht es z.B. einem Freigeber, einen falschen oder unpassenden Artikel durch einen anderen zu ersetzen, ohne die Bestellung ablehnen und neu anlegen zu müssen.

Pro Workflow-Schritt kann konfiguriert werden, ob ein Artikelwechsel erlaubt ist und ob der ursprüngliche Besteller die Änderung zuerst freigeben muss.

Funktionsumfang

• Artikelwechsel direkt auf der Freigabeseite (Ansicht, Freigabe und Release)

• Durchsuchbare Artikelauswahl mit allen im Shop verfügbaren Artikeln

• Preis-/Mengenauswahl basierend auf dem gewählten Artikel

• Optionale Freigabe durch den Besteller (Artikeländerung wird als Anfrage gespeichert)

• Landing Page für den Besteller zum Freigeben oder Ablehnen der Änderung

• Konfigurierbar pro Workflow-Schritt

• Vorauswahl des aktuellen Artikels und Preises im Änderungsdialog

• Anzeige offener Änderungsanfragen auf der Freigabeseite

• Bei Artikelwechsel werden Preis, MwSt, Dienstleister und Artikeldaten in der Bestellposition aktualisiert

• Printess-Positionen: Template-Token wird invalidiert, Personalisierung muss erneut durchgeführt werden

• E-Mail-Benachrichtigung an den Besteller bei Freigabe-Anfrage

• Übersichtsseite "Bestellfreigaben" im Account-Bereich mit allen offenen Freigaben

Voraussetzung: Modul aktivieren

Die Funktionalität ist an das Add-On Artikeländerung aus der Freigabe (ArticleChangeFromRelease) geknüpft. Das Modul muss für den jeweiligen Mandanten aktiviert werden. Ohne aktiviertes Modul sind die Einstellungen im lokalen Bestellworkflow nicht sichtbar und die Funktion nicht verfügbar.

Backend-Konfiguration

Die Einstellungen werden pro Workflow-Schritt in der Administration unter Verwaltung > Einstellungen > Lokaler Bestellworkflow konfiguriert. Die Felder sind nur sichtbar, wenn das Modul Artikeländerung aus der Freigabe für den Mandanten aktiviert ist.

Schritt 1: Workflow-Schritt bearbeiten

Navigieren Sie zu Lokaler Bestellworkflow und klicken Sie bei dem gewünschten Workflow um diesen zu bearbeiten. Es öffnet sich ein Modal mit den einzelnen Schritten, klicke dort auf "Bearbeiten".

Schritt 2: Artikelwechsel konfigurieren

Im Bearbeitungsdialog des Workflow-Schritts finden Sie zwei Einstellungen:

Kombinationsmöglichkeiten:

Bedienung auf der Freigabeseite

Schritt 1: Artikelwechsel starten

Auf der Freigabeseite wird neben dem Artikelnamen ein Link "Artikel ändern" angezeigt, sofern der Artikelwechsel für diesen Workflow-Schritt aktiviert ist.

Klicken Sie auf den Link, um den Änderungsdialog zu öffnen.

Schritt 2: Neuen Artikel auswählen

Im Dialog wird eine durchsuchbare Liste aller im Shop verfügbaren Artikel angezeigt.

• Suche: Tippen Sie in das Suchfeld, um die Artikelliste zu filtern

• Vorauswahl: Der aktuell zugewiesene Artikel ist automatisch vorausgewählt. Falls bereits eine Änderungsanfrage existiert, wird stattdessen der dort gewählte Artikel vorausgewählt.

Schritt 3: Preis/Menge auswählen

Nach der Artikelauswahl wird die Preis-/Mengenliste des gewählten Artikels geladen. Wählen Sie die gewünschte Preis-/Mengenkombination aus.

• Vorauswahl: Der aktuelle Preis bzw. der Preis aus einer bestehenden Änderungsanfrage ist vorausgewählt.

Schritt 4: Änderung bestätigen

Klicken Sie auf den Button am unteren Rand des Dialogs:

• "Änderung übernehmen" -- wenn keine Besteller-Freigabe erforderlich ist

• "Anfrage senden" -- wenn der Besteller die Änderung zuerst freigeben muss

Nach dem Absenden wird die Seite automatisch neu geladen.

Offene Änderungsanfragen

Wenn eine Änderungsanfrage gesendet wurde und noch auf die Freigabe durch den Besteller wartet, wird neben dem Artikelnamen der Hinweis "Artikeländerung angefragt" (gelbes Label) angezeigt.

Freigabe durch den Besteller

Wenn die Einstellung "Artikelwechsel durch Besteller freigeben lassen" aktiv ist, wird eine E-Mail an den Besteller gesendet mit einem Link zur Freigabeseite. Auf dieser Seite werden der aktuelle und der neue Artikel nebeneinander angezeigt:

• Artikelname, Vorschaubild, Menge und Preis beider Artikel

• "Änderung freigeben" -- übernimmt den Artikelwechsel und aktualisiert die Bestellposition

• "Änderung ablehnen" -- lehnt die Bestellposition ab

Die Seite erfordert eine Anmeldung im Shop.

E-Mail-Benachrichtigung

Wenn eine Freigabe erforderlich ist, wird automatisch eine E-Mail an den Besteller (die in der Bestellung hinterlegte E-Mail-Adresse) gesendet. Die E-Mail enthält einen direkten Link zur Freigabeseite.

Die E-Mail-Vorlage kann im Backend unter Shops > Aktionen > Vorlagen angepasst werden, der Name lautet E-Mail für Freigabe eines Artikelwechsels und ist nur sichtbar, wenn das Modul aktiviert ist.

Verfügbare Template-Variablen:

Übersichtsseite "Bestellfreigaben"

Im Account-Bereich wird ein Menüpunkt "Bestellfreigaben" angezeigt, wenn das Modul aktiv ist. Auf dieser Seite sieht der eingeloggte Besteller alle offenen Artikelwechsel-Freigaben mit Bestellnummer, Artikelname und Bestelldatum. Über den Button "Prüfen" gelangt er direkt zur Freigabeseite der jeweiligen Position.

Printess-Positionen

Bei Bestellpositionen, die mit dem Printess-Editor personalisiert wurden, gelten besondere Regeln:

• Gleicher Artikel, nur Mengenwechsel: Template-Token und Thumbnail bleiben erhalten, keine erneute Personalisierung nötig.

• Anderer Artikel: Der Template-Token wird durch einen Platzhalter ersetzt und das Thumbnail wird geleert. Auf der Freigabeseite wird statt der personalisierten Vorschau das Artikel-Vorschaubild angezeigt und ein Hinweis eingeblendet: "Die Druckdatei wurde noch nicht personalisiert. Eine Druckvorschau ist daher nicht verfügbar."

• Die PDF-Vorschau (Proof-Button) wird bei nicht personalisierten Positionen nicht angezeigt.

• Bei der nachträglichen Bearbeitung wird der Printess-Editor automatisch mit dem Template des neuen Artikels geöffnet.

Style vom vorherigen Artikel uebernehmen

Wenn eine Printess-Position bereits personalisiert war und der Artikel gewechselt wird, wird der bisherige Template-Token (das gespeicherte Design) automatisch als Referenz aufbewahrt. Auf der Freigabeseite erscheint innerhalb des Hinweises zur fehlenden Personalisierung ein zusaetzlicher Button "Style vom vorherigen Artikel uebernehmen".

Verhalten:

• Der Button wird nur angezeigt, wenn zum Zeitpunkt des Artikelwechsels ein gültiger, personalisierter Template-Token vorhanden war.

• Beim Klick wird der Printess-Editor mit dem Template des neuen Artikels geöffnet, wobei die Designdaten (Texte, Bilder, Farben etc.) aus dem vorherigen Artikel als Vorlage geladen werden (Exchange Data).

• Der Benutzer kann so auf Basis des alten Designs weiterarbeiten, statt komplett von vorne zu beginnen.

• Wird der Artikel erneut gewechselt, wird der jeweils zuletzt gültige Template-Token als Referenz gespeichert. War die Position zum Zeitpunkt des erneuten Wechsels noch nicht personalisiert, bleibt die bisherige Referenz erhalten.

• Die Referenz bleibt dauerhaft in der Bestellposition gespeichert und wird nicht automatisch geloescht.