Mailing-on-Demand

Mit dem Add-on können personalisierte und volladressierte Mailings automatisch erstellt werden. Auch Mailing-Aktionen (Serienbriefe) können so automatisiert werden und es kann auch mit den Erweiterungen für die Schnittstelle zur Deutschen Post kombiniert werden, um Post-Funktionen zu integrieren.

Inhalte dieser Dokumentation:

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Konfiguration eines Mailings

Ein Mailing besteht immer aus einem grundlegenden Mailing-Artikel, der die Konfiguration der eigentlichen Sendung enthält und den einzelnen Bestandteilen des Mailings, die diesem zugeordnet werden. Hierzu wird im ersten Schritt ein neuer Artikel vom Typ “Mailing” angelegt.

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Der Mailing-Artikel beinhaltet immer nur die Rahmenparameter des Mailings und kann daher insbesondere keine Informationen zum Lagerbestand beinhalten. Dieser kann jedoch in den zugeordneten Bestandteilen des Mailings verwendet werden.

Bereitstellung von Empfängeradressen

Damit das System die Anzahl der bestellten Artikel richtig verarbeiten und berechnen kann, müssen Adressdaten bereitgestellt werden. Innerhalb der Konfiguration eines Artikels kann die Art der Bereitstellung dieser Adressdaten eingestellt werden. Hierbei stehen drei Optionen zur Verfügung:

Typ der Adressdatei	Beschreibung
Benutzerupload	Der Benutzer wird im Shop aufgefordert, seine eigene Adressdatei hochzuladen. Bei dieser Einstellung ist ein gut vorbereitetes Mapping und eine möglichst detaillierte Vorgabe für den Aufbau der Adressdatei erforderlich.
Vordefinierte Empfängerliste	Die Empfängeradressen werden innerhalb der Konfiguration des Mailing-Artikels vom Shop-Betreiber hinterlegt. Der Benutzer kann im Shop selber Adressen an- und abwählen, die verwendet werden sollen. Außerdem kann eine Spalte in der Adressdatei hinterlegt werden, die die Benutzerkennung enthält, um die Darstellung der verfügbaren Adressen im Shop benutzerabhängig zu limitieren.
Hotfolder	Die Adressdateien werden auf einem externen Server vorgehalten und von der PRINT LOUNGE in regelmäßigen Abständen oder einmalig aktualisiert.

Die Adressdateien können als Excel-Datei (Excel2007 / *.xlsx), oder CSV-Datei bereitgestellt werden.

Mapping von Adressdaten

Die Spalten innerhalb der Adressdaten können einzelnen Personalisierungsvariablen der zugeordneten Artikel zugewiesen werden. Dieses Mapping wird auf alle zugewiesenen Bestandteile vom Artikeltyp “Print-on-Demand” angewendet. Für das Mapping können so genannte “Reguläre Ausdrücke” verwendet werden.

In der ersten Spalte (“Variablenname”) werden automatisch alle Personalisierungsvariablen von verknüpften Print-on-Demand-Artikeln angezeigt. Diese Variablen müssen anschließend noch mit einem Spaltennamen gemappt werden, damit diese angewendet werden können.

Optional kann dem Shop-Benutzer ein abweichendes Mapping der Variablen zugelassen werden, was insbesondere dann interessant ist, wenn der Benutzer die Adressdaten selbst hochladen kann.

Für jede Variablenzuweisung kann außerdem eine RegEx-Prüfung hinterlegt werden mit einer eigenen Fehlermeldung. Sobald die RegEx-Prüfung hinterlegt ist, muss dieses Feld in den Adressdaten enthalten sein.

Besondere Funktionen innerhalb einer Spalte

Postleitzahlen: Ist innerhalb einer Spalte der Adressdaten eine Postleitzahl enthalten, muss diese innerhalb des Mappings markiert werden.

Datumsangaben: Außerdem können Spalten als Datumsangabe markiert werden, um bspw. die Geburtstagslogik verwenden zu können.

Anwendungsbeispiel von regulären Ausdrücken beim Adressdaten-Mapping

Wenn die Bezeichnung einer Spalte nicht im Vorfeld festgelegt werden kann oder wenn verschiedene Bezeichnungen in einer Datei enthalten sind, können reguläre Ausdrücke verwendet werden. Ein Nachname kann dann in zwei verschiedenen Spalten (“Name” und “Nachname”) stehen, wenn der folgende Ausdruck verwendet wird:

^(Name|Nachname)$

Durch "^...$" werden Anfang und Ende der Bezeichnung angegeben und somit Präfixe und Suffixe ausgeschlossen.

Zugeordnete Artikel

Um den Mailing-Artikel verwenden zu können, können beliebig viele Artikel dem Mailing zugewiesen werden. Es muss mindestens ein Artikel zugewiesen sein. Die zugewiesene Menge / Anzahl entspricht dem Inhalt einer Sendung (also eines Empfängers). Ein Mailing kann Artikel vom Typ “Print-on-Demand” und Handelsware (bzw. “Handelsware PLUS” und “Handelsware mit Datenupload”) enthalten.

Preisstaffeln und Bestelloptionen

Um ein Mailing an beliebig viele Empfänger zu verwenden, sollte die Art der Preisstaffel auf “Freie Mengeneingabe” eingestellt werden. Allerdings funktioniert die Preisgestaltung auch mit Festen Staffelgrößen. Es sollte allerdings eine globale Preisstaffel angelegt werden, um bspw. Dynamische Optionen zu unterstützen.

Jedem zugewiesenen Artikel muss ebenfalls eine Preisstaffel zugewiesen werden, da generell – unabhängig von Mailing-on-Demand – Bestellungen mit Artikeln ohne Preisstaffeln in der PRINT LOUNGE verhindert werden und diese Bestandteile dann nicht bestellt werden können.

Besonderheiten bei der Konfiguration von Mailing-on-Demand

Innerhalb der Druckvorlagen darf die Feldspezialoption “Feld verbergen” nicht aktiviert werden, da ansonsten eine Personalisierung dieser Felder sowie die Vorschau mit den dynamischen Adressdatensätzen nicht möglich ist.

Bei der Verwendung von POSTWURFSPEZIAL kann zusätzlich innerhalb der Grundeinstellungen des Mailing-Artikels festgelegt werden, dass eine Blanko-Druckdatei und die Adressdaten separat bereitgestellt werden soll. In diesem Fall werden keine vollständig personalisierten Druckdaten erzeugt und keine Adressdaten innerhalb der PRINT LOUNGE platziert.

Detail-Konfiguration von Mailing-on-Demand

Innerhalb der Konfiguration eines Mailing-Artikels gibt es den Tab “Mailing-on-Demand”. Hier werden alle verfügbaren Konfigurationsmöglichkeiten angezeigt, die ausschließlich für Mailing-Artikel gelten. Die Verfügbarkeit der jeweiligen Optionen hängt von der Konfiguration des Mandanten sowie den verfügbaren Add-ons ab.

Mailing-on-Demand, Tab “Grundkonfiguration”

In dem Bereich “Mailing-on-Demand” befinden sich innerhalb des Tabs “Grundkonfiguration” alle grundlegenden Einstellungen. Sofern die Schnittstelle zur Deutschen Post aktiviert ist (Add-on), stehen weitere Einstellungen im Tab “Deutsche Post Dienste” bereit.

Einstellung	Beschreibung / Zusatzinformationen
Abweichendes Frontend-Mapping erlauben	Ist die Einstellung aktiviert, kann der Benutzer im Shop das vorkonfigurierte Mapping überschreiben. Die Markierung besonderer Spalten (bspw. für die PLZ und Datumsangaben) können hierbei nicht abweichend gesetzt werden.
Basis-Personalisierung vor Adressdatenauswahl	Durch diese Einstellung wird der Ablauf im Shop-Bereich verändert: Der Benutzer wird nach Auswahl des Mailing-Artikels zunächst zu den zugewiesenen Artikeln geleitet (bspw. zur Personalisierung) und kann seine Inhalte für die frei konfigurierbaren Personalisierungsfelder hinterlegen (Feldspezialoption).
Geburtstagslogik für Empfängerauswahl verwenden	Mailing-Artikel, die die Geburtstagslogik verwenden, sind nur bis zum 20sten des aktuellen Monats bestellbar und es wird die erste Datumsspalte für die Geburtstagsberechnung verwendet. Dadurch werden nur noch die Einträge der Adressdatei angezeigt, die ein Datum im Folgemonat enthalten.
Letztmöglicher Bestelltag für Geburtstagsmailings	Mailing-Artikel, die die Geburtstagslogik verwenden, können standardmäßig nur bis zum 20sten des aktuellen Monats bestellt werden. Diese Frist kann über diese Einstellung überschrieben und auf den gewünschten Tag im Monat gesetzt werden. Hierbei sind auch negative Angaben wie bspw. “-5” möglich, um den fünft-letzten Tag im Monat auszuwählen.
Druckdaten nach Tagen splitten	Die erzeugten Druckdaten werden nach Tagen gesplittet. Hierzu muss eine Datumsspalte im Mapping der Adressdaten festgelegt werden. Diese Einstellung ist vor allem in Kombination mit der Geburtstagslogik relevant.
Druckdaten als PDF/VT	Die Druckdaten werden als PDF/VT-1 erzeugt. Diese Einstellung sollte nur dann verwendet werden, wenn sie zuvor mit den eigenen Personalisierungsartikeln getestet worden ist.
Mailing automatisch speichern	Begonnene Mailingprozesse werden hierbei automatisch gespeichert und können zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden. So kann bspw. eine Adressdatei bereits hinterlegt werden und am nächsten Tag die Konfiguration fortgesetzt werden.
Einzelpersonalisierung + Datensätze	Mit dieser Einstellung wird nur ein Exemplar der Druckdatei erzeugt und die Adressdatensätze nicht in dieser Druckdatei platziert. Die Adressdatei wird separat mit der Bestellposition verknüpft, so dass der Shop-Betreiber in eigenen Prozessen den Eindruck der Daten vornehmen kann.

Verwendung eines Mailings im Shops

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Der konkrete Ablauf für ein konfiguriertes Mailing sind immer von den jeweiligen Einstellungen des Mailings und des Shops abhängig und kann von diesem Beispiel abweichen. Insbesondere bei der Verwendung von POSTWURFSPEZIAL und POSTAKTUELL (API-Anindung zur Deutschen Post) wird hier ein anderer Prozess zur Auswahl der Empfänger gestartet.

Grundsätzlich folgen Mailing-Bestellungen jedoch dieser Struktur:

1. Auswahl des Mailing-Artikels
   Schon in der Übersicht innerhalb der Startseite, Warengruppe, Artikel-Detailseite oder einer Suchergebnisseite können unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten angezeigt werden. Unter anderem sollte allerdings die Verwendung des Wunschtermins aktiviert sein, so dass dieser bereits beim Einstieg in das Mailing ausgewählt werden kann. Im Anschluss wird der Benutzer zur Druckkalkulation weitergeleitet.

2. Auswahl der Optionen innerhalb der Druckkalkulation
   Sind dynamische Optionen innerhalb der globalen Preisstaffel angelegt worden, werden diese innerhalb der Druckkalkulation angezeigt. Sie können bereits frei ausgewählt und berechnet werden, wobei die Gesamtsumme nur eine Vorabkalkulation darstellt, da zu diesem Zeitpunkt noch keine Adressdaten ausgewählt und bestätigt worden sind.

3. Auswahl und Bestätigung der Adressdaten
   Je nach Art der Bereitstellung der Adressdaten sieht der Benutzer hier nun bereits die vorab hochgeladenen Empfängerlisten, oder kann selber eine Adressdatei hochladen. Einzelne Empfänger können hierbei deselektiert werden, falls nicht die gesamte Adressliste genutzt werden soll.

4. Weiterleitung zur Mailingübersicht
   Die ausgewählten Adressdaten werden nun gespeichert und der Benutzer wird zur Übersichtsseite weitergeleitet. Hier werden – falls konfiguriert – alle ausgewählten und berechneten dynamischen Optionen angezeigt, sowie die Anzahl der Empfänger. Auch der berechnete Gesamtpreis für dieses Mailing wird nun angezeigt.
   
   Wurde das Mailing mit einer Portoberechnung konfiguriert, werden auch die berechneten Portoinformationen angezeigt. Diese Portokosten werden erst mit der Bestellung verbindlich berechnet und bestellt, da sich bis zum Zeitpunkt der Bestellung die Preise bei der Deutschen Post gegebenenfalls verändern können (bspw. einem Aufruf eines gespeicherten Warenkorbs, der zu einem Tarifzeitraum berechnet worden ist). Zu diesem Zeitpunkt werden noch keine Buchungen oder Reservierungen vorgenommen.
   
   Hier kann der Benutzer nun bestätigen und anschließend die zugewiesenen Artikel (Mailingbestandteile) konfigurieren (Personalisierung bzw. Datenupload, abhängig vom Artikeltyp) oder die Empfängerliste erneut bearbeiten.

5. Konfiguration der zugewiesenen Mailingbestandteile
   Abhängig von den zugewiesenen Artikeln wird der Benutzer nun nacheinander durch die jeweiligen Bestandteile des Mailings geleitet und kann diese wie gewohnt konfigurieren.

6. Abschluss der Mailingkonfiguration
   Im letzten Mailingsbestandteil wird das gesamte Mailing in den Warenkorb gelegt und kann bestellt werden.

Abhängig von der Konfiguration des Mailings werden nach Bestellabschluss Portokosten gebucht und die Druckdaten über einen nachgelagerten Cronjob dynamisch erzeugt.