📖 Artikel in der Hilfe anzeigen

Mailing-on-Demand – Geburtstagslogik & datumsbasiertes Targeting

Die Mailing-on-Demand-Funktion ermöglicht es, Empfänger automatisiert anhand eines spezifischen Datumsfeldes (z. B. Geburtstag) zu selektieren und für ein individualisiertes Mailing vorzubereiten. Dabei wird im Standardfall der Geburtstag herangezogen, jedoch ist die Funktion technisch nicht auf Geburtstage beschränkt. Sie kann für jede Art von datumsbasierter Selektion eingesetzt werden (z. B. Mitgliedsjubiläen, Vertragsverlängerungen, Events).

Die Logik basiert auf einer vordefinierten Datumsspalte innerhalb einer hochgeladenen Empfängertabelle (z. B. CSV oder XLSX), die korrekt im Mapping konfiguriert wurde. Ziel ist es, automatisch alle Empfänger zu ermitteln, deren Datum im Folgemonat liegt, und diese innerhalb eines konfigurierbaren Zeitfensters für ein personalisiertes Mailing zuzulassen.

Konfigurationsübersicht: Einstellungen im Tab „Mailing-on-Demand“

Im Tab „Mailing-on-Demand“ eines Artikels stehen folgende spezifische Einstellungen zur Verfügung:

Einstellung

Beschreibung

Zweck / Wirkung

Geburtstagslogik für Empfängerauswahl verwenden

Aktiviert die datumsbasierte Selektion. Es werden ausschließlich Empfänger berücksichtigt, bei denen das konfigurierte Datum im Folgemonat liegt.

Nur Empfänger mit einem passenden Datum im Folgemonat werden zur Auswahl zugelassen.

bspw. für monatliches Geburtstagsmailing oder Jubiläumsaktionen

Letzter Bestelltag für Geburtstagsmailings

Definiert den Stichtag innerhalb des aktuellen Monats (z. B. der 20.), bis zu dem Bestellungen dieses Artikels möglich sind.

Steuert automatisch die Bestellbarkeit des Artikels. Nach Ablauf des Tages wird im Shop ein Hinweistext angezeigt, dass keine Bestellung mehr möglich ist. Somit kann die Produktionsplanung besser gesteuert werden: Bestellung bis 20.07. → Versand für August-Geburtstage

Druckdaten nach Tagen splitten

Teilt die Druckdaten anhand des relevanten Datums auf, sodass pro Datum eine separate Druckdatei erzeugt wird (z. B. 01.08., 02.08. usw.).

Erlaubt eine feinere Steuerung beim Versand oder Druck. Das Datum kann z. B. in den Dateinamen integriert werden. Wenn ein Dienstleister hinterlegt ist, erhält dieser separate Dateien wie ..._2025_08_02_Geburtstagsmailing.pdf

Zusätzlich kann über die Einstellung “Jahr ignorieren” eine jahresunabhängige Zusammenfassung der Druckdaten aktiviert werden.

Konfiguration der Empfängerdaten und des Mappings

Damit die datumsbasierte Logik korrekt funktioniert, müssen die Empfängerdaten und deren Zuordnung sauber vorbereitet werden:

  1. Empfängerdatenstruktur (CSV, XLSX)
    Die Datei muss mindestens eine Spalte mit einem Datum enthalten (z. B. „Geburtstag“, „Startdatum“, „Vertragsdatum“). Das Datum sollte optimalerweise in einem maschinenlesbaren Format vorliegen (empfohlen: YYYY-MM-DD oder DD.MM.YYYY).

  2. Zuordnung im Artikel-Mapping
    In den allgemeinen Artikel-Einstellungen muss im Mapping jede Spalte, die als Datum verwendet werden soll, als Datum deklariert werden. Dies geschieht durch Aktivierung der Checkbox „Spalte enthält Datum“. Optional können die Feldspezialoptionen (FSO) der Druckvorlage genutzt werden, um das Format explizit festzulegen.

  3. Mehrere Datumsspalten
    Es können mehrere Spalten als „Datum“ markiert sein. In diesem Fall berücksichtigt die Selektion alle Spalten, deren Wert im Folgemonat liegt.

Bestell- und Produktionszeitraum

Ein typischer Anwendungszyklus verläuft wie folgt:

Zeitraum

Aktion

01.–20. Juli

Empfänger mit Geburtstag im August können bestellt werden

Ab 21. Juli

Artikel wird gesperrt, Hinweistext im Shop erscheint, Produktion beginnt

Anfang August

Druck und Versand der personalisierten Geburtstagsmailings

Optional: Aufteilung der Druckdaten nach Tagen

Wenn die Option „Druckdaten nach Tagen splitten“ aktiviert ist, werden die generierten Druckdateien pro Ziel-Datum gruppiert. Dies bedeutet:

  • Pro Datum (z. B. 01.08., 02.08. etc.) wird eine eigene Datei erzeugt.

  • In der Dienstleisterkonfiguration kann diese Information weiterverwendet werden.

  • Beispielsweise kann der Dateiname über Smarty dynamisch generiert werden:

Beispiel: Dynamischer Dateiname via Smarty

wide760

Beispielhafte Ausgabe:

wide760

Verfügbare Variablen für Dateinamengenerierung und Dienstleister-Integration

Wenn „Druckdaten nach Tagen splitten“ aktiviert ist, werden beim Erzeugen der Druckdaten zusätzliche Informationen bereitgestellt, die über Smarty-Code angesprochen werden können. Damit lassen sich z. B. individuelle Dateinamen je Empfänger und Tag erzeugen.

Standardvariablen im Kontext der Druckdatei

Variable

Beschreibung

Datentyp / Format

Beispiel

{$order.order_code}

Interne Bestellkennung des Gesamtauftrags

String

FJKDYG

{$orderItem.id}

ID des jeweiligen Druckitems innerhalb des Auftrags

Integer

2357518

{$filename}

Ursprünglicher Dateiname ohne Erweiterung oder Modifikation

String

brief.pdf

{$orderItem.info.additionalFilesInformation}

JSON-kodierte Zusatzinformationen zu erzeugten Dateien

JSON / Array

–

Struktur der additionalFilesInformation

Nach Dekodierung via

wide760

steht ein Array zur Verfügung, das – je Datei – strukturierte Zusatzinformationen enthält. Der Zugriff erfolgt über:

wide760

Mögliche Untervariablen (pro Datei)

Pfad

Beschreibung

Beispiel

{$additionalFilesInformation[$filename].formattedBirthdayDate}

Formatierter Stichtag (z. B. Geburtstag) des Empfängers

2025_08_02

Hinweise zur Umsetzung und Best Practices

Die Geburtstagslogik ist nicht auf Geburtstage beschränkt, sondern kann für alle jährlich wiederkehrenden oder datumsbezogenen Ereignisse eingesetzt werden. Bei den Empfängerdaten sollte auf einheitliche und gültige Datumsformate geachtet werden. Die Funktion eignet sich besonders für automatisierte Kampagnen, bei denen eine Monatsvorlaufzeit gegeben ist. Die Verwendung der Funktion setzt voraus, dass der Artikel korrekt im System angelegt, konfiguriert und gemappt ist.