FAQ

Add-On Artikelmapping: Lokaler Bestellworkflow je Benutzergruppe · FAQ
Diese Seite: Häufige Fragen zur Pflege des Benutzergruppen-Mappings am Artikel, zur Auflösungsreihenfolge und zu Wechselwirkungen mit anderen Add-Ons.
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Themen-Tags: lokaler bestellworkflow, benutzergruppe, freigabeworkflow, druckfreigabe, artikel, mapping, shop, mehrfachauswahl

F: Was bewirkt das Add-On „Artikelmapping: Lokaler Bestellworkflow je Benutzergruppe" überhaupt?

Kurzantwort: Es erlaubt, am Artikel pro Benutzergruppe einen abweichenden lokalen Bestellworkflow zu hinterlegen, der den Standard-Workflow des Artikels nur für diese Gruppe ersetzt.

Details: Ohne das Add-On läuft jede Bestellung eines Artikels durch denselben lokalen Bestellworkflow, den der Administrator am Artikel hinterlegt. Mit dem Add-On erscheint im Artikel-Edit-Tab „Freigabe" eine zusätzliche Tabelle, in der pro Benutzergruppe ein eigener Workflow zugeordnet werden kann. Bestellt ein Endkunde, der zu einer dort eingetragenen Benutzergruppe gehört, wird sein Bestellprozess automatisch durch den gemappten Workflow geführt — das gilt sowohl im Warenkorb (wenn auch die Mehrfachauswahl aktiv ist) als auch beim Bestellabschluss und der Workflow-Step-Auflösung. Endkunden in Gruppen, die nicht in der Mapping-Tabelle stehen, durchlaufen weiterhin den am Artikel hinterlegten Standard-Workflow.

Voraussetzungen: Add-On dem Mandanten zugewiesen und für Artikel mit zugewiesenen Shops und vorhandenen Benutzergruppen konfiguriert.

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F: Wie wird im Warenkorb entschieden, welcher lokale Bestellworkflow angewendet wird?

Kurzantwort: Reihenfolge: manuelle Endkunden-Auswahl → Benutzergruppen-Mapping am Artikel → Standard-Workflow am Artikel → Workflow der Benutzergruppe des Bestellers → kein Workflow.

Details: Beim Aufruf des Warenkorbs prüft das System für jede Bestellposition mehrere Stufen. Zuerst, ob der Endkunde im Warenkorb selbst einen Workflow ausgewählt hat (nur möglich, wenn das Add-On „Lokaler Bestellworkflow Mehrfachauswahl" aktiv ist und für seine Benutzergruppe mehr als ein Workflow zur Wahl steht). Wenn nicht, ob die Benutzergruppe des Endkunden im Mapping des Artikels eingetragen ist — falls ja, gilt der dort hinterlegte Workflow. Wenn weder Override noch Mapping greifen, wird der am Artikel hinterlegte Standard-Workflow verwendet. Greift auch dieser nicht (z.B. weil er auf „Deaktiviert" steht), prüft das System abschließend, ob der Benutzergruppe des Bestellers ein eigener lokaler Bestellworkflow direkt an der Gruppe zugewiesen ist; ist das der Fall, wird dieser verwendet. Erst wenn keine dieser Stufen einen Workflow liefert, läuft die Bestellung ohne lokalen Bestellworkflow weiter. Diese Reihenfolge gilt identisch im Warenkorb, beim Bestellabschluss und bei der späteren Workflow-Step-Zuweisung.

Voraussetzungen: Add-On aktiv. Für Endkunden-Auswahl im Warenkorb zusätzlich Add-On „Lokaler Bestellworkflow Mehrfachauswahl" aktiv.

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F: Kann ich für eine bestimmte Benutzergruppe (z.B. Admin) den lokalen Bestellworkflow ganz ausschließen?

Kurzantwort: Aktuell nein — eine Benutzergruppe lässt sich nicht so eintragen, dass sie den Workflow überspringt, solange andere Gruppen ihn weiter nutzen.

Details: Ein Mapping-Eintrag im Add-On „Artikelmapping: Lokaler Bestellworkflow je Benutzergruppe" muss zwingend mindestens einen Workflow enthalten — eine Eintragung „Benutzergruppe ausgeschlossen" ist nicht vorgesehen. Wer für eine bestimmte Gruppe (z.B. Admin-Mitarbeiter) keine Druckfreigabe wünscht, hat aktuell zwei Optionen: Entweder den Standard-Workflow am Artikel auf „Deaktiviert" setzen — dann läuft die Bestellung ohne Freigabe für alle Gruppen, die nicht im Mapping stehen — oder einen separaten Artikel mit deaktiviertem Workflow für die Admin-Gruppe verwenden. Eine partielle Ausnahme einzelner Gruppen vom Standard-Workflow ist ohne diese Workarounds nicht möglich. Diese Einschränkung ist im Add-On dokumentiert und kann später nachgereicht werden.

Voraussetzungen: keine.

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F: Was passiert, wenn der Standard-Workflow am Artikel auf „Deaktiviert" steht und gleichzeitig ein Benutzergruppen-Mapping hinterlegt ist?

Kurzantwort: Der gemappte Workflow greift trotzdem für die hinterlegten Benutzergruppen; alle anderen Gruppen laufen ohne Workflow.

Details: Das Mapping ist eine explizite Override-Definition pro Benutzergruppe und überstimmt den Status des Standard-Workflows am Artikel. Steht der Standard auf „Deaktiviert", aber für die Benutzergruppe Marketing ist „Workflow A" gemappt, dann durchlaufen Marketing-Bestellungen weiterhin „Workflow A" — alle anderen Gruppen erhalten keinen lokalen Bestellworkflow. Das ist die einzige Möglichkeit, im Add-On „Artikelmapping: Lokaler Bestellworkflow je Benutzergruppe" gezielt nur einer Auswahl an Gruppen einen Workflow zu geben und dem Rest keinen — quasi der „Whitelist"-Ansatz. Ein direkter „Blacklist"-Ansatz (Standard aktiv, einzelne Gruppe ausgeschlossen) ist nicht möglich.

Voraussetzungen: Add-On aktiv. Standard-Workflow am Artikel auf „Deaktiviert" gestellt. Mindestens ein Mapping-Eintrag für eine Benutzergruppe.

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F: Warum tauchen im Mapping-Dropdown nicht alle Benutzergruppen meines Mandanten auf?

Kurzantwort: Es werden nur Benutzergruppen aus den dem Artikel zugewiesenen Shops angeboten — gruppiert nach Shop und durchsuchbar.

Details: Im Add-On „Artikelmapping: Lokaler Bestellworkflow je Benutzergruppe" zeigt das Benutzergruppen-Dropdown bewusst nur die Gruppen aus den Shops, denen der gerade bearbeitete Artikel zugewiesen ist. Hintergrund: Benutzergruppen sind je Shop definiert, und ein Mapping auf eine Gruppe aus einem anderen Shop wäre nie wirksam, weil dort niemand den Artikel bestellen kann. Das Dropdown ist nach Shop gruppiert, sodass bei vielen Shops die Zuordnung übersichtlich bleibt, und durchsuchbar, damit auch in großen Konfigurationen schnell die richtige Gruppe gefunden wird. Wenn eine erwartete Gruppe fehlt, prüft man am besten zuerst, in welchen Shops der Artikel zugewiesen ist und ob die Benutzergruppe in einem dieser Shops existiert. Bereits in einer anderen Mapping-Zeile gewählte Gruppen sind in den restlichen Zeilen gesperrt.

Voraussetzungen: Artikel mindestens einem Shop zugewiesen; Benutzergruppen in diesem Shop hinterlegt.

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F: Was passiert, wenn der Endkunde im Warenkorb einen Workflow auswählt, der nicht in seinem Benutzergruppen-Mapping steht?

Kurzantwort: Die Auswahl wird angenommen, sofern sie zu den am Artikel oder im Mapping zulässigen Workflows gehört; andernfalls fällt das System auf den Mapping-Standard zurück.

Details: Im Warenkorb sieht der Endkunde nur die Workflows, die für seine Benutzergruppe explizit gemappt sind, oder — falls keine Benutzergruppe gemappt ist — die am Artikel hinterlegten Workflows. Wählt er einen davon aus, wird genau dieser Workflow für seine Bestellung verwendet. Theoretisch lässt sich die Auswahl per URL-Parameter manipulieren; in dem Fall prüft das System beim Bestellabschluss, ob der gewählte Workflow in der Liste der für ihn zulässigen Workflows steht (am Artikel oder im Mapping seiner Gruppe). Ist er nicht zulässig, fällt das System still auf den Standardwert des Mappings zurück (oder den Artikel-Standard, wenn keine Gruppe gemappt ist). Dadurch ist sichergestellt, dass kein Endkunde versehentlich einen Workflow auslöst, für den er nicht vorgesehen war.

Voraussetzungen: Add-On „Lokaler Bestellworkflow Mehrfachauswahl" zusätzlich aktiv, sodass eine Auswahl im Warenkorb möglich ist.

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F: Greift das Mapping auch, wenn der gemappte Workflow ursprünglich für eine andere Benutzergruppe konfiguriert wurde?

Kurzantwort: Ja — die ursprüngliche Benutzergruppen-Bindung des Workflows wird beim Mapping bewusst überstimmt.

Details: Lokale Bestellworkflows können in PrintLounge einer Benutzergruppe zugeordnet sein und reagieren damit normalerweise nur auf Bestellungen aus genau dieser Gruppe. Das Add-On „Artikelmapping: Lokaler Bestellworkflow je Benutzergruppe" hebelt diese Bindung gezielt aus: ist im Artikel-Mapping ein Workflow für die Benutzergruppe „Marketing" hinterlegt, der eigentlich an die Benutzergruppe „Vertrieb" gebunden ist, wird der Workflow trotzdem für die Marketing-Bestellung verwendet — inklusive der korrekten Step-Zuweisung beim Bestellabschluss. Hintergrund ist, dass das Mapping eine explizite Admin-Entscheidung am Artikel ist; der Administrator hat damit explizit gewollt, dass dieser Workflow auch für die andere Gruppe gilt. Ohne dieses Verhalten würde das Mapping in der Praxis nicht funktionieren, weil viele Kunden Workflows für eine zentrale Gruppe pflegen und sie auf weitere Gruppen umleiten möchten.

Voraussetzungen: Add-On aktiv und Mapping-Eintrag gesetzt.

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F: Wie kombiniere ich „Lokaler Bestellworkflow je Benutzergruppe" mit „Lokaler Bestellworkflow Mehrfachauswahl"?

Kurzantwort: Beide Add-Ons aktivieren — dann lässt sich pro Benutzergruppe mehrere Workflows hinterlegen, aus denen der Endkunde im Warenkorb wählt.

Details: Ist nur das Mapping-Add-On aktiv, kann pro Benutzergruppe genau ein Workflow hinterlegt werden — dieser greift automatisch ohne Endkunden-Eingriff. Wird zusätzlich das Add-On „Lokaler Bestellworkflow Mehrfachauswahl" aktiviert, ändert sich die Mapping-Tabelle: pro Zeile lässt sich dann eine Mehrfachauswahl an Workflows hinterlegen. Im Warenkorb sieht der Endkunde, der zu der jeweiligen Gruppe gehört, ein Dropdown nur mit „seinen" Workflows; ohne Auswahl wird der erste Eintrag als Default verwendet. Endkunden ohne Mapping-Eintrag sehen wie bisher die am Artikel hinterlegten Mehrfach-Workflows. Diese Kombination ist der Standard-Anwendungsfall, wenn man einer Gruppe mehrere Freigabewege anbieten möchte (z.B. „kurzer Weg über Teamleitung" oder „langer Weg über Geschäftsführung").

Voraussetzungen: Beide Add-Ons aktiv für den Mandanten.

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F: Was passiert, wenn ich einen lokalen Bestellworkflow lösche, der noch im Mapping eingetragen ist?

Kurzantwort: Beim nächsten Speichern des Artikels wird der gelöschte Workflow automatisch aus dem Mapping verworfen; ein Mapping-Eintrag ohne gültigen Workflow wird komplett entfernt.

Details: Wenn ein Administrator einen lokalen Bestellworkflow deaktiviert oder löscht, der in einem Artikel-Mapping referenziert ist, bleibt dieser Eintrag erst einmal in der Konfiguration bestehen — Bestellungen würden dann beim Mapping-Treffer keinen Step finden. Sobald der Artikel das nächste Mal im Backend gespeichert wird, läuft eine Validierung: jeder gemappte Workflow wird gegen die Liste der aktiven Workflows abgeglichen. Inaktive Einträge werden entfernt. Bleibt dadurch eine Mapping-Zeile leer, wird sie ebenfalls verworfen. Es empfiehlt sich, beim Deaktivieren eines Workflows die betroffenen Artikel zu identifizieren und das Mapping bewusst neu zu setzen, damit zwischen Workflow-Deaktivierung und nächstem Artikel-Save keine Bestellungen ins Leere laufen.

Voraussetzungen: Add-On aktiv. Artikel mit gemapptem Workflow.

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F: Kann ich das Mapping eines Artikels auf andere Artikel kopieren?

Kurzantwort: In der Backend-UI selbst nicht — über den Artikelexport / Artikelimport 2.0 lässt sich das Mapping aber von einem Artikel auf beliebig viele andere übertragen.

Details: Das Add-On „Artikelmapping: Lokaler Bestellworkflow je Benutzergruppe" speichert die Konfiguration am einzelnen Artikel; in der Backend-Oberfläche gibt es keine direkte Funktion zum Kopieren des Mappings auf andere Artikel oder zum Definieren einer mandantenweiten Vorlage. Für Massenpflege steht der Weg über den Artikelexport / Artikelimport 2.0 zur Verfügung: Ein Artikel wird vollständig konfiguriert, exportiert und der Wert der Spalte „local_release_workflow_user_group_mapping" anschließend in den Import-Datensätzen für die gewünschten Zielartikel verwendet. Beim Import werden ungültige JSON-Werte still verworfen, gültige Werte überschreiben das vorhandene Mapping vollständig. Beim nächsten Speichern eines Artikels werden Mapping-Einträge auf nicht-eligible Benutzergruppen oder inaktive Workflows automatisch entfernt.

Voraussetzungen: Zugang zum Artikelexport / Artikelimport 2.0.

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